网络环境下高校档案馆个性化服务方式

分类：科研方法    更新时间：05-12    来源：网络

 高校档案馆可以利用网络优势，在其特色的馆藏资源基础上，开展个性化服务，以提升高校档案的价值。将大量的基础服务，通过个性化的服务方式展现出来，以转换为更多的增值服务。具体见如下示意图 1：

（一）特色档案服务方式

1、馆藏深度开发，构建高校档案特色数据库

高校档案馆拥有着丰富且有价值的档案资源，进行深层次的馆藏开发，分类档案并加快数字化建设，形成档案馆特色数据库，这些工作都是十分重要的。“充分发挥档案馆在信息收集、分类、整合、加工等方面的优势，使无序的、零散的信息转化为对特定用户有价值的信息。”[4]只有将这些档案资源整理后，才可以为专题档案的制作提供基础，这也是开展其他个性化服务的必要准备。以武汉大学档案馆网站为例，其有“武汉大学名师库”“武汉大学年鉴专题网站”等多个特色数据库。

2、专题档案定制，利用不同多媒体方式展示

专题档案服务，就是围绕某一专题或者专项工作开展的有针对性的档案信息服务方式。具有档案内容的整合性、服务方式的主动性、服务内容的针对性和信息提供的及时性等特点。个性化专题档案服务，能更好地帮助用户快速找到相关的档案资源。此外，高校档案馆可以在专题档案定制的基础上，利用图片、音频、视频等多种方式的结合，从而更好地展示档案特色，吸引更多用户的关注。像是武汉大学

的档案馆网站首页，就设置有专题展览，其内容十分丰富，包括“珞珈魂展览”、“2007年校园开放日——校史展览”、“纪念《中华人民共和国档案法》颁布 20 周年图片展”等多个专题，每个专题里都有大量的图片和文字解说。此外，四川大学档案馆网站的首页，一打开便有音乐播放（四川大学校歌即国立成都大学校歌），再配合其红字白底的页面色彩，让人顿时感受到档案工作的严谨和庄重。

（二）编研开发服务方式

1、利用馆藏资源，进行档案编研

“档案文献汇编是提供个性化服务的重要‘产品’之一。它要求档案馆工作人员在选定题目、筛选信息、文献加工、出版程序过程中每时每刻都要将利用者的需求作为出发点，时刻洞察用户群体的档案信息需求，制作能够满足社会需求的档案信息产品。”[5]

档案馆工作人员，利用图书、期刊、影像等产品方式，开发档案编研产品，例如武汉大学档案馆，长期以来注重档案的开发利用，积极开展科学研究和档案编研，取得了比较显著的成绩。历年来，出版书籍数十种，如《国立武汉大学初创十年》、

《大学文化与档案建设》等。并且，进行档案选编 20 余本，发表论文百余篇。还有四川大学档案馆，积极开展科学研究和档案编研，尤其是在学术研究和交流中取得了比较突出的成果，组织编写出版图书数十种，发表论文上百篇，如《四川大学校史读本》、《大师们的成都岁月》等。且其利用档案助力编志修史（如建设四川大学珍品档案陈列室、编撰出版《四川大学记忆：校史文献选辑》等），通过材料以支撑科学研究，完整信息以创造经济效益（如为学校发放教工住房补贴提供财会档案查阅、为学生提供财会档案查阅等），凭据真实以助推科学发展，丰富资源以服务社会民生（如为成都市修建一号地铁提供基建档案查阅、为校友家属提供校友学籍档案查阅等）。这些都充分展示了高校档案馆将档案的有效利用作为档案管理工作的重要目标，充分体现档案的生命力，为用户提供更多的专业咨询服务，有助于档案信息作用的发挥。

2、开发文创产品，线上线下推广

文化创意产品，就是其创意来自文化的产品设计，主要是透过文化物品本身所蕴含的文化因素，予以分析转化成设计要素，并运用设计塑造新形式，探求其使用后对精神层面的满足。具有高知识性、智能化和高附加值的优点。档案自身具有浓厚的文化属性，而高校档案馆中又收藏了很多有校园特色的档案，例如高校的建设发展历程、名人绘画书法等，因此开发文化创意产品就具有得天独厚的条件。“高校档案馆可以将文化与创意有效结合，在产品中融入现代审美取向，设计出兼具文化性、艺术性、实用性的产品。”[6]再加上网络的普及，线上线下同时推广，这对塑造高校档案馆品牌形象有着无可比拟的创新性。像是中国台湾地区国立大学档案馆，通过贯彻使用环保材质，加入档案素材并将素材转化设计，集合时尚等元素，跨单位合作等理念（见示意图 2），开发出傅斯年校长手稿纸胶带、消失的印记系列——

便条纸、傅斯年笔筒、台大档案八十纪念杯等二十几个创意产品，充分体现了高校档案的文化功能。（三）垂直门户服务方式“垂直门户服务方式，是指针对某一特定领域、人群或者需求提供的有一定深度的信息和相关服务，这种服务可以满足档案用户的特定需求，从而提高个性化的服务方式。”[7]高校档案馆的垂直门户服务，可以根据对象和专业进行划分：根据对象划分，主要分为教师、学生、社会三种群体，而根据专业划分则分为档案学专业和非档案学专业。从服务对象角度看，四川大学档案馆网站的“学习之窗”板块内，就有学术会议、专题资料等适合师生学习的内容，中国人民大学档案馆网站则在“服务指南”板块专门设有“学生服务”栏目，包括研究生毕业证明书、学位证明书补办流程，成绩单、学历学位证明，主考专业自学考试考生办理出国留学学历及学位认证手续的说明等等。而且，毕业生还可以通过“毕业生档案状态查询”功能，来及时了解档案去向。除此之外，中ft大学档案馆网站的学习园地针对社会群体，专门设置了业务知识和档案科普内容，其中有 2014 年至 2015 年兼职档案员培训课件，

档案常用术语、档案法律法规等，并且中ft大学档案馆为发挥档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用，广泛宣传档案知识，编写系列档案知识小册子，让更多的人了解档案、重视档案，进一步提高师生对档案的关注和有效利用，体会档案就在身边。针对不同的用户需求，提前整理相关档案，以体现个性化服务。除此之外，档案馆可以与相关专业（如档案学、历史学、博物馆学等）的师生一同合作，录制一些课堂教学、业务指导等视频，放在档案馆网站上加以利用。还可以为毕业年级的学生开设档案查询办理、成绩证明等的专门板块，以更集中的方式为特定需求用户服务。

（四）信息推送服务方式

信息推送服务，是借助特定的软件来提供的一种信息服务。“目前，推送服务已成为在个性化服务中应用最为广泛的一种网络信息服务模式。”[8]随着新型媒介的出现，各种信息推送的手段不断更新，就以近些年使用广泛的微信和微博为例。在调查的几个网站中，除了中ft大学的档案馆网站首页有档案馆微信、微博和中大同窗 app，还有四川大学档案馆网站有档案馆微博外，其他几个网站都没有开设档案馆的微信公众号或者微博。此外，在微信公众号搜索中发现，全国高校档案馆的公众号与高校图书馆的公众号开设数量相比是少之又少。因此，高校档案馆应该学习图书馆的一些信息推送方式，如利用网页推送、电子邮件推送、接收软件推送和专用信息发送等方法向用户提供专题信息，并且通过微信微博等新媒介，主动推送档案馆动态、活动、特色档案、使用方式等，使用户更好地及时了解到最新最全面的档案信息，让用户可以更多地参与到档案馆开展的活动之中。比如针对毕业生群体，可以免费推送毕业生档案如何处理、考研就业或者出国留学的毕业生档案的转档问题等相关信息，通过邮件等方式定期或不定期推送，使毕业生认识到档案的重要性，不要成为“弃档一族”，也为毕业生档案高效处理提供了帮助。

（五）参考咨询服务方式

“档案参考咨询，是指档案馆工作人员对用户或利用者在利用档案和寻求知识、情报、信息方面提供帮助的活动。它以协助检索、解答咨询和专题档案报道等方式提供事实、数据和档案线索，其内容主要包括指导利用档案、咨询服务、编制档案目录等。”[9]高校档案馆因工作人员人数有限，可以将传统参考咨询方式和数字参考咨询方式结合起来，利用网络来缓解人工工作压力。一般来说，传统参考咨询就是以个人（单位）到馆咨询为主要形式，电话和邮件咨询为补充。现今高校档案馆都设置有传统参考咨询的服务方式，因此，可以在此基础上通过网络终端提供咨询服务，以用户为中心，以远程虚拟为特征，开展异步数字参考咨询、同步数字参考咨询和合作式数字参考咨询相结合的方式，最大化地提供个性化咨询服务。其中，异

步咨询方式，主要有发送电子邮件、常见问题解答（FAQ），留言板、网上导航等具体形式。同步咨询方式，主要有 QQ、微信、网站论坛、在线答疑等形式。而合作式咨询方式，是一种基于网络化协作的数字参考服务模式，包括全球性、全国性和地区性的合作。在数字参考咨询方面，本次调查对象大多只做到了异步咨询服务阶段（如四川大学档案馆网站的“服务咨询”，见示意图 3），实时咨询也仅限于电话咨询的方式，还有待于向同步咨询服务阶段进步。此外，档案馆工作人员，应该定期整理网站论坛和留言版资源，及时更新常见问题解答，从而建立起动态的咨询知识库。